Guía
La base de datos de alumnos de tu academia: de Excel a un programa
Actualizado el 23 de octubre de 2026
Casi todas las academias empiezan con un Excel. Funciona, hasta que deja de funcionar: dos versiones del archivo, una fórmula rota en septiembre o un recibo que nadie cobró. Aquí tienes cuándo dar el salto y cómo hacerlo sin perder nada.
Señales de que el Excel se te ha quedado pequeño
- Varias personas tocan el archivo y nunca sabes cuál es la última versión.
- Los hermanos están en filas distintas y el descuento se calcula a mano.
- Pasas lista en papel y luego lo pasas al ordenador (o no).
- Cuadrar los recibos del mes te lleva una tarde.
- El teléfono de una familia está en tres sitios distintos.
Qué tiene que tener la ficha de cada alumno
- Sus datos y los de su familia: los tutores, quién paga y cómo contactar.
- Su grupo, su nivel, su profe y su horario.
- Su cuota, la matrícula y los descuentos.
- El IBAN y la orden de domiciliación, si paga por el banco.
- Sus faltas de asistencia.
- Sus recibos, pagados y pendientes.
- Sus permisos: fotos, comunicaciones y demás.
Asistencia sin papel
Con un programa, cada profe pasa lista en su clase y tú lo ves al momento. Se acabó pasar las hojas al ordenador a final de mes.
Los datos de los alumnos, protegidos
En una academia hay datos de menores y cuentas bancarias. Un Excel en un portátil o en un pendrive se pierde, se copia o se envía por error. Con un programa, cada persona entra con su usuario y ve solo lo que necesita: un profe no ve los datos de pago. Además, la ley de protección de datos (RGPD) pide un contrato con quien guarda esos datos por ti.
Cómo pasar tus datos sin perder nada
- Exporta lo que tengas: tu Excel o el listado de tu programa actual.
- Nos lo pasas y lo pasamos nosotros a Akadi, gratis: alumnos, familias, grupos y cuotas.
- Lo revisas con nosotros en una videollamada.
- Empiezas el curso con todo en orden. El mejor momento para cambiar es el verano.
¿Y si un día me quiero ir?
Te llevas tus datos en Excel cuando quieras. Sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel en mi academia?
Claro, y con pocos alumnos es lo más sencillo. Cuando sois varios tocando el mismo archivo o cobráis por domiciliación, un programa os ahorra horas y errores.
¿Cómo llevo el control de asistencia de los alumnos?
Con Akadi, cada profe pasa lista en su clase y tú lo ves al momento. Si usas Excel, lo más práctico es una hoja por grupo y mes, con una columna por cada día de clase.
¿Me ayudáis a pasar mis datos?
Sí, y gratis: desde Excel, Playoff u otro programa.
¿Puedo tener los datos de los alumnos en un Excel?
Sí, si los proteges: con contraseña, copias de seguridad y acceso solo para quien lo necesita. Con datos de menores y de cuentas bancarias, un programa con usuarios y permisos te lo pone más fácil.